Pred nekaj dnevi so me poklicali z ene od državnih agencij in mi sporočili, da so pred kratkim spremenili pravilnik svojega delovanja, zato naše društvo za tolmačenje znanosti, v okviru katerega izdajamo knjige, organiziramo poljudnoznanstvena predavanja in skrbimo za spletno stran Kvarkadabra, ne bo moglo več kandidirati na javnem razpisu agencije, v okviru katerega podpirajo promocijo znanosti.

Seveda me je obvestilo presenetilo, saj veljamo za ene izmed najbolj aktivnih na področju seznanjanja širše javnosti z dogajanjem v sodobni znanosti. Zakaj neki se je država odločila, da nas izloči iz kroga možnih kandidatov za subvencije? Sprva sem bil prepričan, da gre za pomoto, a po poizvedovanju je postalo jasno, da gre v resnici za dobro premišljeno dejanje.

Uradniki na agenciji so namreč ugotovili, da se na razpis prijavi preveč društev, ki nimajo neposredne zveze s promocijo znanosti, zato so se odločili omejiti krog tistih, ki sploh lahko kandidirajo. Po novem mora imeti društvo, ki se želi prijaviti, posebno odločbo ministrstva, da deluje v javnem interesu na področju raziskovanja. Naše društvo tako odločbo sicer ima, a le za področje izobraževanja, zato na razpisu po novem ne more kandidirati, če ne pridobi še tega dodatnega formalnega statusa.

Ko sem si podrobneje pogledal novi pravilnik agencije, sem presenečen opazil, da nove dodatne statusne zahteve za društva sploh ne veljajo za vsa področja razpisa, prav tako se lahko na razpis brez težav in omejitev prijavi katerokoli podjetje ali zavod.

Nenavaden kirurški poseg v točno določeno točko pravilnika agencije je dobra priložnost za razmislek o pomenu in smislu birokratskega pogleda na svet. Dobre in vestne uradnike nujno potrebuje vsaka država, saj so temelj upravljanja družbe že od pojava prvih civilizacij. Bistvena značilnost dobrih uradnikov je, da znajo hitro, zanesljivo in z občutkom za dolgoročni razvoj družbe izvrševati predpise, voditi upravne postopke ter pripravljati nove zakone.

Težave z birokracijo običajno nastopijo takrat, ko začne birokratski aparat samostojno spreminjati predpise z namenom, da si olajša delo. Dobro je, da uradniki povedo, kje bi se dalo v predpisih kaj izboljšati, da bi delo teklo učinkovitejše, a ob tem mora nekdo tudi nujno preveriti, ali predlogi takšnih sprememb ne ogrožajo samih ciljev, ki jih želi družba s posameznim predpisom uresničiti.

Poleg zmanjševanja količine dela stremi birokracija po svoji naravi tudi k čim večji avtomatizaciji postopkov oziroma zmanjševanju možnih situacij, ko je treba sprejeti odločitev in zanjo prevzeti odgovornost. Če je birokratski um prepuščen samemu sebi in si lahko avtonomno prilagaja pravila, postajajo pravilniki vse daljši, saj si želijo uradniki čim bolj olajšati delo in vnaprej izločiti kakršnokoli situacijo, ki bi zahtevala odločanje. Zgolj za ilustracijo lahko navedem podatek, da ima po zadnjih dopolnitvah pravilnik Javne agencije za raziskovalno dejavnost že kar 240 členov.

Za birokratski um bi verjetno predstavljal idealno situacijo razpis, na katerega bi se lahko prijavil le en sam kandidat, tako da bi se izbor zgodil avtomatsko. Sliši se nenavadno, a na omenjenem razpisu za promocijo znanosti je dejansko tako, da se lahko na dve razpisni temi od štirih prijavi le po ena sama organizacija. Pogoji so namreč postavljeni tako, da ustrezajo le enemu vnaprej znanemu prijavitelju, ki mu je uspelo doseči, da je njegova natančno opisana dejavnost sedaj del pravilnika javne agencije.

Vendar kritika birokratskega uma ni namenjena birokratom samim. Njihovi cilji, da si poenostavijo delo, so povsem legitimni. Težave se pojavijo, če nad seboj nimajo nikogar, ki bi imel vizijo in bi skrbel, da so pravila delovanja usklajena tudi s smotri, zaradi katerih sploh obstajajo. Če birokratski um ne deluje v simbiozi z vizionarskim umom, prej ali slej nastanejo problemi.

Med kandidati za letošnje oskarje je film Najtemnejša ura, ki opisuje ključne trenutke na začetku druge svetovne vojne, ko je Hitler že osvojil polovico Evrope, Velika Britanija pa se je odločala, ali naj začne mirovna pogajanja z nacisti. Pravkar imenovani novi predsednik britanske vlade Winston Churchill je bil takrat soočen z dilemo, od katere niso bila odvisna le življenja milijonov ljudi, ampak na neki način tudi usoda človeštva.

Američani so se odločili, da bodo ostali nevtralni in niso želeli Britancem dostaviti niti že kupljenega in plačanega orožja. Skoraj celotna britanska vojska je bila ujeta v Franciji in kazalo je, da se bo morala predati Nemcem. Zato se je večina britanskih politikov takrat zavzemala za mirovna pogajanja.

A Churchill se je na koncu odločil, da se bo zoperstavil mirovnim pogajanjem z nacistično Nemčijo. Nase je prevzel vso težo te odločitve, ki se je zdela s stališča takrat znanih dejstev povsem nora. A ravno takšne prelomne odločitve, ki se šele za nazaj izkažejo za pravilne, so bistvena značilnost velikih voditeljev in državnikov.

Če država, ministrstva, uradi in agencije delujejo le s pomočjo birokratske miselnosti, med uradniki in predvsem na vrhu uradniške strukture pa ni vizionarjev, ki bi birokratski um tudi usmerjali in mu podeljevali smisel, lahko pride do resnih težav in celo katastrof. Vizionarski um je brez pomoči birokracije neučinkovit, birokratski um pa je brez vizije slep in le kopiči pravila, ki sicer lahko povečujejo učinkovitost, vendar ob tem pogosto ni več jasno, čemu je učinkovito delovanje sploh namenjeno.